Lleoliad:
Dyddiad: Dydd Iau, 24 Mawrth 2016
Amser: 09:30 – 16:00
Categori |
Enwau |
Aelodau’r Cynulliad: |
Rt Hon Dame Dawn Primarolo (Cadeirydd) Trevor Reaney Michael Redhouse Dame Jane Roberts Roger Williams |
Staff y Pwyllgor: |
Daniel Collier (Dirprwy Glerc) John Chick Adrian Crompton Anna Daniel Gwion Evans (Clerc) Matthew Richards Non Gwilym Rebecca Hardwicke Martin Jennings |
1.1 Croesawodd y Cadeirydd aelodau'r Bwrdd i'r cyfarfod.
1.2 Cytunodd y Bwrdd ar gofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 28 Ionawr 2016.
2.1 Trafododd y Bwrdd bapur a oedd yn amlinellu'r gwaith y bwriadwyd ei wneud a'r penderfyniad allweddol y byddai angen ei wneud yn fuan. Trafododd y Bwrdd y rhaglen waith ar gyfer tymor y gwanwyn/tymor yr haf 2016.
Y Bil Menter
2.2 Trafododd y Bwrdd ganlyniadau'r trafodaethau ynghylch y Bil Menter.
2.3 Nododd y Bwrdd fod y Cynulliad wedi cytuno ar y Cynnig Cydsyniad Deddfwriaethol, yn sgil sicrwydd gan y Gweinidog Gwasanaethau Cyhoeddus na fyddai'r Llywodraeth yn ceisio arfer y pŵer hwn.
2.4 Mynegodd y Bwrdd bryderon ynglŷn â'r egwyddor nad oedd y Bil yn adlewyrchu rôl y Bwrdd Taliadau na'i gylch gwaith yng Nghymru.
Cam gweithredu:
· Cytunodd y Bwrdd i fonitro'r trafodaethau ynghylch sut y bydd y trefniadau o dan y Bil yn gweithio'n ymarferol ac i ofyn am ddiweddariad gan y Llywydd ynglŷn ag unrhyw ymrwymiadau a wnaed gan y Trysorlys.
Pensiynau
2.5 Nododd y Bwrdd fod Trysorlys Ei Mawrhydi yn ystyried y cynllun pensiwn terfynol ac mai'r disgwyl oedd i'r cynllun gael ei gymeradwyo'n ffurfiol dros yr wythnosau nesaf.
2.6 Yn dilyn trafodaethau rhwng Michael Redhouse ac Adran Actiwari’r Llywodraeth, cytunodd y Bwrdd i roi'r cyngor i'r Adran Actiwari y dylai'r cynllun pensiwn newydd fod â chyfradd cyfraniadau o 10.5 y cant ar gyfer Aelodau a 15.6 y cant ar gyfer Comisiwn y Cynulliad. Byddai'r cynllun terfynol i'w gymeradwyo gan Drysorlys Ei Mawrhydi yn adlewyrchu hyn.
2.7 Nododd y Bwrdd fod y broses o recriwtio Cadeirydd annibynnol ar gyfer Bwrdd Pensiynau newydd Cynllun Pensiwn Aelodau Cynulliad Cenedlaethol Cymru yn mynd rhagddi. Er mai Michael Redhouse oedd cynrychiolydd y Bwrdd ar y panel recriwtio, nododd y Bwrdd fod angen iddo benodi'r ymgeisydd llwyddiannus yn ffurfiol yn dilyn yr ymarfer recriwtio.
Disgrifiadau swyddi staff cymorth Aelodau'r Cynulliad
2.8 Nododd y Bwrdd yr ymatebion i ymgynghoriad y tîm Cymorth Busnes i Aelodau ar ddisgrifiadau swyddi staff cymorth Aelodau'r Cynulliad, a fyddai'n eu helpu i wella'r broses recriwtio ac adlewyrchu'r amrywiaeth o swyddi staff cymorth Aelodau'r Cynulliad yn y Grwpiau ac yn swyddfeydd yr Aelodau.
2.9 Cytunodd y Bwrdd fod y templed safonol presennol ar gyfer disgrifiadau swyddi staff cymorth Aelodau'r Cynulliad yn addas i'r diben.
Diweddariad ar faterion ariannol y Bwrdd a'r rhagolygon ar gyfer blwyddyn ariannol 2016/17
2.10 Nododd y Bwrdd y diweddariad ariannol ar gyfer ei waith a'r gyllideb gyffredinol ar gyfer Aelodau'r Cynulliad.
2.11 Cytunodd y Bwrdd y dylid cynnal adolygiadau chwe-misol o'i gyllideb a'r gyllideb gyffredinol ar gyfer Aelodau'r Cynulliad.
Cam gweithredu:
· Gofynnodd y Bwrdd am ragor o wybodaeth am y tanwariant yng nghyllideb gyffredinol yr Aelodau.
Cynigion am ddiwrnod cwrdd i ffwrdd strategol ym mis Medi
2.12 Cytunodd y Bwrdd y byddai'n cynnal diwrnod cwrdd i ffwrdd strategol yn swyddfa'r Cynulliad ym Mae Colwyn er mwyn ymgysylltu ag aelodau o staff cymorth Aelodau'r Cynulliad sy'n gweithio mewn swyddfeydd etholaeth yn y gogledd.
2.13 Cytunodd y Bwrdd y dylai'r diwrnod cwrdd i ffwrdd gynnwys gwahodd staff cymorth Aelodau'r Cynulliad i sesiwn galw heibio ac ymweliadau unigol â swyddfeydd etholaethol er mwyn clywed yn uniongyrchol am yr heriau sy'n wynebu staff cymorth Aelodau'r Cynulliad.
2.14 Cytunodd y Bwrdd i ystyried rhaglen ddrafft ar gyfer y diwrnod cwrdd i ffwrdd yn ei gyfarfod nesaf. Dylai hyn gynnwys meysydd y bydd y Bwrdd am eu trafod er mwyn helpu i lywio ei benderfyniadau yn y cyfnod yn arwain at y Chweched Cynulliad.
Cam gweithredu:
· Gofynnodd y Bwrdd am ragor o wybodaeth am arferion da a'r egwyddorion a fabwysiadwyd gan wledydd eraill yr UE wrth gefnogi Aelodau a'u staff i gyflawni eu swyddi hyd eithaf eu gallu.
Dyddiadau cyfarfodydd
2.15 Cadarnhaodd y Bwrdd y byddai'r diwrnod cwrdd i ffwrdd ym mis Medi yn cael ei gynnal ar 15 a 16 Medi.
Cyfathrebu
2.16 Hwylusodd Pennaeth Cyfathrebu Comisiwn y Cynulliad drafodaeth ynghylch cysylltiadau â'r cyfryngau a phroffil y Bwrdd, yn benodol yn ystod y cyfnod cyn etholiad y Cynulliad.
Tâl cydnabyddiaeth Cadeiryddion Pwyllgorau
2.17 Nododd y Bwrdd y byddai angen iddo ystyried tâl cydnabyddiaeth Cadeiryddion pwyllgorau yn ei gyfarfod ar 6 Gorffennaf.
2.18 Trafododd y Bwrdd y trefniadau ar gyfer talu cadeiryddion pwyllgorau cyn penderfynu ynghylch y taliadau i aelodau pwyllgorau yn nes ymlaen yn y flwyddyn. Cytunodd y Bwrdd na ddylid gwneud unrhyw daliadau yn y cyfnod interim ac y dylid ôl-ddyddio'r taliadau ar ôl i'r Bwrdd wneud penderfyniad.
Camau gweithredu:
· Gofynnodd y Bwrdd am ragor o wybodaeth am benderfyniad y Bwrdd ynghylch taliadau i Gadeiryddion pwyllgorau'r Pedwerydd Cynulliad.
· Gofynnodd y Bwrdd am ragor o wybodaeth am y cyfrifoldebau ychwanegol y byddai Cadeiryddion y pwyllgorau newydd yn eu cael o gymharu â Chadeiryddion y Pedwerydd Cynulliad.
3.1 Trafododd y Bwrdd y gwelliannau a ganlyn i Benderfyniad drafft 2016-17 a'r ymatebion i'r ymgynghoriad. Cytunodd y Bwrdd i gymryd y camau a ganlyn:
· cynyddu cyflogau Staff Cymorth Aelodau'r Cynulliad ar gyfer 2016-17 1. 1 y cant yn unol â ffigurau arfaethedig 2015 ar gyfer enillion canolrif ASHE yng Nghymru (i'w weithredu ar 1 Ebrill);
· cadw'r terfyn uchaf ar gyfer hawlio lwfans llety preswyl i Aelodau o'r ardal allanol, sef £735 y mis ar gyfer taliadau rhent ar hyn o bryd, gosod lwfans gofalwyr o £1,440 y flwyddyn a chadw cyfradd y lwfans atodol ar gyfer llety preswyl sy'n ymwneud â gwaith atgyweirio hanfodol ar eiddo dan forgais, sef 10 y cant o lwfans blynyddol yr ardal allanol ar hyn o bryd;
· cynyddu'r lwfans costau swyddfa 1 y cant (i'w weithredu ar 1 Ebrill);
· cynyddu cyfanswm y lwfans cymorth i bleidiau i £909,900. Er mwyn symleiddio pethau, y ffigur a nodwyd yw £910,000.
3.2 Cytunodd y Bwrdd i drafod darpariaethau yn y Penderfyniad ynghylch Gwariant ar Lety Preswyl ar ôl ethol Aelodau newydd y Cynulliad pe bai unrhyw broblemau'n codi.
3.3 Cytunodd y Bwrdd i ymateb i'r ymatebion i'r ymgynghoriad ar y cynigion ar gyfer cyflogau staff cymorth Aelodau'r Cynulliad 2016-17 gan Grŵp y Ceidwadwyr Cymreig a Grŵp Llafur Cymru. Cytunodd y Bwrdd i ystyried y materion a godwyd ynghylch cyflogau staff cymorth Aelodau'r Cynulliad fel rhan o'i waith cynllunio strategol ym mis Medi.
3.4 Mewn perthynas â'r lwfans costau swyddfa, nododd y Bwrdd fod y Mynegai Prisiau Defnyddwyr ar 0.3 y cant ar hyn o bryd a chaiff y ffigurau nesaf eu rhyddhau ar 22 Mawrth. Bydd y ffigurau chwyddiant ar gyfer mis Ebrill 2016 yn cael eu cyhoeddi ganol mis Mai.
3.5 Nododd y Bwrdd y rhagolygon diweddaraf gan Fanc Lloegr (Chwefror 2016) o ran y Mynegai Prisiau Defnyddwyr ar gyfer chwyddiant yn chwarter cyntaf 2016, sef amcangyfrif o 0.4 y cant yn cynyddu i 1.2 y cant erbyn chwarter cyntaf 2017.
3.6 Cytunodd y Bwrdd y dylid newid y Penderfyniad er mwyn cynnwys y cynnydd arfaethedig o 1 y cant yn y lwfans costau swyddfa.
3.7 Nododd y Bwrdd fod y Penderfyniad cyfredol yn cyfeirio at 'Arweinydd yr Wrthblaid' ond nid yw'n nodi bod angen tri Aelod ar blaid er mwyn iddo fod yn grŵp a chael cyflog. Cytunodd y Bwrdd y byddai newid y geiriad a'r Rheol Sefydlog berthnasol i adlewyrchu hyn yn gwneud y ddarpariaeth yn y Penderfyniad yn gliriach.
4.1 Trafododd y Bwrdd bapur yn amlinellu Cynllun Pensiwn Staff Cymorth Aelodau'r Cynulliad a gyflwynwyd gan Donna Davies, Pennaeth Pensiynau Comisiwn y Cynulliad.
4.2 Nododd y Bwrdd fod Cynghorwr Ariannol Annibynnol ynghlwm wrth y Cynllun a'i fod yn cael ei dalu gan y Comisiwn ar hyn o bryd am y gwasanaethau a ddarperir a chostau disgwyliedig y gwasanaeth yn y dyfodol, o ystyried na fyddai'n gweithredu ar y sail honno mwyach.
4.3 Bu'r Bwrdd yn trafod adborth staff cymorth Aelodau'r Cynulliad ar y gwasanaeth hwn ac awgrymiadau ar gyfer gwella'r cymorth a roddir iddynt o ran deall eu cynllun pensiwn.
4.4 Nododd y Bwrdd y byddai Comisiwn y Cynulliad yn cynnal adolygiad o Gynllun Pensiwn Staff Cymorth Aelodau'r Cynulliad yn fuan.
4.5 Cytunodd y Bwrdd y dylid rhoi terfyn ar gontract y Cynghorwr Ariannol Annibynnol presennol. Yn lle hynny, cytunodd y Bwrdd mai Tîm Pensiynau Comisiwn y Cynulliad ddylai fod yn brif bwynt cyswllt ar gyfer ymholiadau staff cymorth Aelodau'r Cynulliad ynglŷn â'u pensiynau.
4.6 Cytunodd y Bwrdd y dylai'r tîm Pensiynau ysgrifennu at aelodau a'u staff er mwyn egluro'r newid a chadarnhau'r trefniadau newydd.
Cam gweithredu:
· Y Pennaeth Pensiynau i roi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r Bwrdd am gynnydd wrth weithredu'r ddarpariaeth newydd ynghylch cyngor ar bensiynau i staff cymorth Aelodau'r Cynulliad.
5.1 Bu'r Bwrdd yn trafod papur a oedd yn nodi'n glir y rolau a'r cyfrifoldebau mewn perthynas â'r Cynllun Pensiynau newydd fel sail ar gyfer Memorandwm Cyd-ddealltwriaeth newydd rhwng y Bwrdd Pensiynau a'r Bwrdd Taliadau.
5.2 Nododd y Bwrdd y rolau a'r cyfrifoldebau a'r Memorandwm Cyd-ddealltwriaeth a chadarnhaodd ei fod yn fodlon ar sut y câi rôl y Bwrdd Taliadau ei chyflawni mewn egwyddor.
5.3 Cytunodd y Bwrdd y dylid gwahodd sylwadau gan Adran Actiwari’r Llywodraeth a'r Bwrdd Pensiynau newydd ar y Memorandwm Cyd-ddealltwriaeth a'r rolau a'r cyfrifoldebau.
5.4 Nododd y Bwrdd hefyd y byddai'r Bwrdd yn cael papur ar brisiadau'r terfyn uchaf ar gostau i'w ystyried yn ei gyfarfod ym mis Gorffennaf.
6.1 Trafododd y Bwrdd ddiwygiadau i'r ddogfen Egwyddorion Llywodraethu a Chanllawiau ar Gynnal Busnes drafft
6.2 Cytunodd y Bwrdd y byddai'n trafod cynnwys y ddogfen hon ar y diwrnod cwrdd i ffwrdd.
6.3 Cytunodd y Bwrdd y dylid newid y disgrifiadau o rôl ac egwyddorion y Bwrdd yn y ddogfen ddrafft i'w gwneud yn gliriach.
6.4 Cytunodd y Bwrdd y dylai fabwysiadu cynllun ieithoedd swyddogol Comisiwn y Cynulliad gan ei fod yn enghraifft o arfer da. Dylai'r ddogfen ddrafft adlewyrchu hyn.
7.1 Bu'r Bwrdd yn trafod adnodd drafft a fyddai'n caniatáu iddo ddeall yn well sut y mae'r lwfansau amrywiol yn cydblethu ac yn cefnogi Aelodau Cynulliad.
7.2 Nododd y Bwrdd, lle y bo'n bosibl, y byddai'r adnodd yn nodi'n glir y gyllideb ar gyfer pob lwfans neu wasanaeth a ddarperir, o Lwfans yr Aelodau ac o gronfeydd canolog Comisiwn y Cynulliad, er mwyn adlewyrchu'r pecyn cyffredinol o gymorth i Aelodau Cynulliad yn well.
7.3 Cytunodd y Bwrdd y byddai'n trafod yr adnodd ymhellach mewn cyfarfod yn y dyfodol.
8.1 Cytunodd y Bwrdd i gynnal sesiwn galw heibio yn y Senedd ddydd Mawrth 5 Gorffennaf.
8.2 Bu'r Bwrdd yn trafod negeseuon allweddol i atgyfnerthu ei ymagwedd at ei rôl a'i gylch gwaith. Y nod oedd sicrhau cysondeb y negeseuon a gaiff eu cyfleu.
8.3 Cytunodd y Bwrdd fod y dull hwn yn galluogi'r Bwrdd i ymateb i'r materion allweddol a nodwyd yn Adroddiad Etifeddiaeth y Bwrdd blaenorol ac sy'n cael eu hystyried hefyd yng nghyd-destun y ddogfen Egwyddorion Llywodraethu a Chanllawiau Ategol arfaethedig.
8.4 Cytunodd y Bwrdd y byddai'n siarad ag Aelodau Cynulliad yn gynnar yn y Pumed Cynulliad er mwyn clywed am eu barn a'u profiadau o ran effeithiolrwydd y lwfans dirwyn i ben.
8.5 Gofynnodd y Bwrdd am i'r adroddiad archwilio ar lwfansau Aelodau gael ei gyflwyno mewn cyfarfod yn y dyfodol.
8.6 Cyfarwyddodd y Bwrdd yr ysgrifenyddiaeth i gydweithio â grwpiau'r pleidiau er mwyn trefnu slotiau yng nghyfarfodydd y pleidiau cyn gynted ag y bo hynny'n ymarferol bosibl. Awgrymodd y Cadeirydd y byddai'n ddymunol ac yn angenrheidiol i aelodau'r Bwrdd fod ar gael i gefnogi'r Cadeirydd neu gynrychioli'r Bwrdd eu hunain yn y cyfarfodydd hynny.
8.7 Gofynnodd y Bwrdd am nodyn briffio gan yr ysgrifenyddiaeth i lywio'r trafodaethau yng nghyfarfodydd y pleidiau.